Steuern & Buchhaltung
Umsatzsteuer-Voranmeldung und EÜR: Rhythmus, Rücklage, Gewinn
Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, Stand September 2026. Keine Rechtsberatung. Andere Länder regeln das anders.
Wer Umsatzsteuer ausweist, muss sie anmelden und abführen, und wie oft, entscheidet eine einzige Zahl: die Steuer, die im Vorjahr tatsächlich zu zahlen war. Über 9.000 Euro ist der Zeitraum der Kalendermonat, zwischen 2.000 und 9.000 Euro das Vierteljahr, bis 2.000 Euro kann das Finanzamt ganz von den Voranmeldungen befreien. Jede Anmeldung ist samt Zahlung bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums fällig; die Dauerfristverlängerung verschiebt das um einen Monat und kostet bei vierteljährlicher Abgabe nichts. Bis dahin gehört dieses Geld nicht dir, und das ist der praktische Kern dieses Artikels: Leg die Umsatzsteuer am Tag des Eingangs beiseite, zusammen mit der Einkommensteuer auf deinen Gewinn. Diesen Gewinn ermittelt die Einnahmenüberschussrechnung als Einnahmen minus Ausgaben, nach dem Tag der Zahlung und nicht nach dem Tag der Rechnung, und sie geht elektronisch auf einem festen Formular bis zum 31. Juli des Folgejahres an das Finanzamt. Doppelte Buchführung wird erst oberhalb von 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn zur Pflicht, und auch dann erst nach Mitteilung des Amtes.
Der Kontostand ist keine Aussage über dein Geschäft
Der erste Monat nach dem Ende der Kleinunternehmerregelung fühlt sich an wie eine Gehaltserhöhung. Dieselben Kunden zahlen dieselbe Arbeit, und es kommen neunzehn Prozent mehr an. Am Geschäft hat sich nichts geändert und an deinem Verdienst auch nicht: Dieser Mehrbetrag ist Geld, das du für das Finanzamt eingesammelt hast, und du wirst es abgeben, spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Quartals.
Das ist die eine Hälfte dieses Artikels. Die andere ist ihr Spiegelbild: Auch dein Gewinn steht nicht auf dem Konto. Anschaffungen über 800 Euro wirken nur in Raten, die Einnahmenüberschussrechnung zählt den Tag der Zahlung statt den der Rechnung, und die Einkommensteuer auf den Gewinn wird lange nach der Arbeit fällig, aus der er stammt. Beide Hälften laufen auf denselben Satz hinaus, und der lohnt sich auf einem Zettel am Bildschirm: Der Kontostand ist die am wenigsten aussagekräftige Zahl, die du täglich siehst.
Es folgen der Rhythmus, in dem anzumelden ist, die zwei Termine, auf die es ankommt, ein Rechner für den Betrag, der beiseitezulegen ist, und die vier Eigenheiten der Einnahmenüberschussrechnung, an denen sich jeder einmal stößt. Nichts davon ist kompliziert. Alles davon ist teuer, wenn es unangekündigt kommt.
Monatlich, vierteljährlich oder gar nicht
Darüber entscheidet eine Zahl, und es ist nicht dein Umsatz. Es ist die Zahllast des Vorjahres: die ausgewiesene Steuer abzüglich der Vorsteuer aus deinen eigenen Einkäufen, also das, was tatsächlich an das Finanzamt abgeflossen ist. Ein Betrieb mit 200.000 Euro Umsatz und großen Einkäufen kann deshalb vierteljährlich anmelden, während eine Beraterin mit 80.000 Euro und fast ohne Kosten monatlich anmeldet.
Die Zahllast des Vorjahres entscheidet
mehr als 9.000 Euro
monatlich
Zwölf Anmeldungen im Jahr, jede bis zum 10. des Folgemonats. Die Grenze ist zum 1. Januar 2025 von 7.500 auf 9.000 Euro gestiegen, ältere Ratgeber nennen deshalb noch die alte Zahl.
2.000 bis 9.000 Euro
vierteljährlich
Vier Anmeldungen im Jahr, fällig am 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar. Das ist der Normalfall und der Zustand, in dem die meisten Gründungen die ersten Jahre verbringen.
höchstens 2.000 Euro
Befreiung möglich
Das Finanzamt kann ganz auf Voranmeldungen verzichten, dann bleibt nur die Jahreserklärung. Es kann, es muss nicht: Das ist eine Entscheidung des Amtes und kein Anspruch, und im Jahr der Gründung und im Folgejahr gilt sie nicht.
Die Grenze liegt auf der gezahlten Steuer, nie auf dem gemachten Umsatz.
§ 18 Abs. 2 UStG, mit den seit dem 1. Januar 2025 geltenden Grenzen (vorher 7.500 und 1.000 Euro). Die Befreiung unterhalb von 2.000 Euro steht im Ermessen des Finanzamts und gilt nie im Jahr der Gründung und im Folgejahr. Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, keine Rechtsberatung.
Vier Termine, einer davon freiwillig
Anmelden und Zahlen sind hier ein Vorgang, und genau das überrascht: Es kommt keine Rechnung, und das Geld muss am Tag der Anmeldung da sein. Der dritte Termin hält das ganze Jahr zusammen, und der vierte ist eine Warnung für alle, deren Start noch bevorsteht.
Der Kalender des ersten Jahres
10. Tag nach dem Zeitraum
Pflicht
Anmelden und zahlen in einem Schritt. Das Finanzamt schickt keine Rechnung und keine Erinnerung; die Anmeldung ist zugleich die Selbstberechnung der Schuld. Fällt der Zehnte auf ein Wochenende, verschiebt sich der Termin auf den nächsten Werktag.
10. Februar
freiwillig
Antrag auf Dauerfristverlängerung. Sie verschiebt jede Abgabe um einen vollen Monat, dauerhaft und ohne jährliche Wiederholung. Bei monatlicher Anmeldung kostet sie eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres, die im Dezember wieder angerechnet wird. Bei vierteljährlicher Anmeldung kostet sie nichts.
31. Juli des Folgejahres
Pflicht
Umsatzsteuer-Jahreserklärung und Einkommensteuererklärung mit der Anlage EÜR. Mit steuerlicher Beratung verlängert sich die Frist regelmäßig bis Ende Februar des zweiten Folgejahres. Die Jahreserklärung rechnet alle Voranmeldungen zusammen und korrigiert sie.
ab 1. Januar 2027
im Auge behalten
Für Neugründungen endet voraussichtlich die Ausnahme: Die Pflicht zur monatlichen Anmeldung im Gründungsjahr und im Folgejahr ist nur für die Jahre 2021 bis 2026 ausgesetzt. Wer 2027 gründet, plant deshalb mit zwölf Anmeldungen statt vier, sofern die Aussetzung nicht verlängert wird.
Es kommt keine Rechnung. Die Anmeldung ist die Rechnung, und du schreibst sie selbst.
§ 18 Abs. 1 UStG für den zehnten Tag, §§ 46 bis 48 UStDV für Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung, § 149 Abs. 2 AO für die Jahresfristen. Die Aussetzung der monatlichen Abgabe für Neugründungen beruht auf § 18 Abs. 2 Satz 6 UStG und läuft nach heutigem Stand bis Ende 2026. Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, keine Rechtsberatung.
Was dir gehört, und was nicht
Trag ein, was du dieses Jahr erwartest, was du mit Vorsteuer einkaufst und was du im Vorjahr an das Finanzamt gezahlt hast. Aus der letzten Zahl ergibt sich dein Anmelderhythmus, und, praktisch wichtiger, der Betrag, der jeden Monat auf ein zweites Konto gehen sollte, damit weder die Quartalsanmeldung noch die Einkommensteuer des nächsten Jahres eine Nachricht ist.
Dein Rhythmus, und was zurückzulegen ist
Fünf Zahlen, ein Rhythmus, ein Dauerauftrag. Die Startwerte sind ein Beispiel, keine Empfehlung. Nichts wird gespeichert oder übertragen.
Nettoumsatz, erwartet in diesem Jahr
60.000 €
Dein Umsatzsteuersatz
19 %
Betriebsausgaben mit Vorsteuer, netto im Jahr
12.000 €
Zahllast im Vorjahr
3.000 €
Dein persönlicher Einkommensteuersatz
30 %
Wie oft du anmelden musst
vierteljährlich
Jeden Monat zurücklegen
1.960 €
Zahllast im Vorjahr gegen 9.000 €
3.000 €
Über dieser Linie ist der Zeitraum der Monat, darunter das Vierteljahr.
Umsatzsteuer-Rücklage je Monat
760 €
Ausgewiesene Steuer abzüglich Vorsteuer aus deinen Einkäufen. Dieses Geld war nie deins.
Einkommensteuer-Rücklage je Monat
1.200 €
Auf einen Gewinn von rund 48.000 Euro. Sie wird viel später fällig, und genau das ist die Falle.
Von jedem Euro, der auf deinem Konto eingeht, gehören dir 32,9 Prozent nicht. Bei erwarteten 71.400 Euro brutto im Jahr sind das 23.520 €, davon 9.120 Euro Umsatzsteuer und 14.400 Euro Einkommensteuer. Der Kontostand sagt dir das nie, und genau dafür gibt es das zweite Konto.
Der Rhythmus folgt allein der Zahllast des Vorjahres, nie deinem Umsatz: über 9.000 Euro monatlich, zwischen 2.000 und 9.000 Euro vierteljährlich, bis 2.000 Euro kann das Finanzamt ganz auf Voranmeldungen verzichten. Im ersten Jahr gibt es kein Vorjahr, dann rechnet das Amt mit der Zahl, die du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung geschätzt hast.
Dein nächster Schritt
Deine Zahllast im Vorjahr liegt mit 3.000 Euro zwischen 2.000 und 9.000 Euro, du meldest deshalb vierteljährlich an: 10. April, 10. Juli, 10. Oktober, 10. Januar. Die Dauerfristverlängerung steht auch dir offen, anders als bei monatlicher Anmeldung ganz ohne Sondervorauszahlung, es spricht also nichts gegen den Antrag. Leg trotzdem monatlich 1.960 Euro zurück, denn ein Vierteljahresrhythmus bedeutet drei Monate lang Geld auf dem Konto, das wie deines aussieht.
Das Modell ist bewusst schlicht: Umsatzsteuer mit dem Satz, den du einstellst, Vorsteuer auf Einkäufe mit dem Regelsatz von 19 Prozent, weil er den weitaus größten Teil betrieblicher Einkäufe trägt, und die Differenz als Zahllast. Abschreibungen über mehrere Jahre sind nicht abgebildet, wer größere Anschaffungen hat, liegt deshalb zu hoch, und das ist die sichere Richtung. Gewerbesteuer, Solidaritätszuschlag und die Einkommensteuer-Vorauszahlungen, die das Finanzamt nach der ersten Erklärung festsetzt, fehlen ganz; der persönliche Steuersatz ist ein Regler und keine Berechnung, weil er von allen übrigen Einkünften des Haushalts abhängt. Für verbindliche Zahlen ist eine Steuerberatung zuständig.
Die EÜR: Geld rein, Geld raus, Differenz
Fast jede Gründung beginnt mit der einfachsten Gewinnermittlung, die es gibt: was hereinkam, minus was hinausging, über das Kalenderjahr. Keine Bilanz, keine Inventur, keine Eröffnungs- und Abschlussbuchungen. Du darfst sie anwenden, solange du nicht buchführungspflichtig bist, für Gewerbetreibende also unterhalb von 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn, und für Freiberufler ohne jede Größengrenze.
Diese Einfachheit ist echt, und sie ist zugleich der Grund, warum vier ihrer Regeln überraschen. Jede davon lohnt sich vor dem ersten Dezember zu kennen und nicht nach dem ersten Bescheid.
Es zählt der Tag der Zahlung, nicht der Tag der Rechnung.
Eine Rechnung vom 20. Dezember, die im Januar bezahlt wird, gehört in das neue Jahr. Das ist der einzige Hebel, den die EÜR für die Steuerlast bietet, und er ist völlig legal: Wer im Dezember absehbar über dem Strich liegt, zieht Anschaffungen vor oder verschiebt die Rechnungsstellung. Für regelmäßig wiederkehrende Beträge gibt es eine Ausnahme von zehn Tagen um den Jahreswechsel, an der sich schon viele die Finger verbrannt haben.
Die Umsatzsteuer läuft brutto durch deine Rechnung.
Die von Kunden vereinnahmte Umsatzsteuer ist Betriebseinnahme, die gezahlte Vorsteuer und die Überweisung an das Finanzamt sind Betriebsausgabe. Über die Jahre hebt sich das auf, im einzelnen Jahr nicht: Eine Zahlung, die erst im Januar abfließt, verschiebt Gewinn ins Vorjahr. Deshalb sieht ein EÜR-Gewinn selten so aus, wie man ihn im Kopf gerechnet hat.
Anschaffungen über 800 Euro netto zählen nicht sofort.
Bis 800 Euro netto ist der volle Betrag im Jahr des Kaufs Betriebsausgabe. Darüber wird über die Nutzungsdauer verteilt, ein Notebook für 1.400 Euro also über drei Jahre. Das Geld ist weg, der Abzug kommt in Raten, und genau diese Lücke bringt im ersten Jahr die meisten Liquiditätsüberraschungen. Die 2023 diskutierte Anhebung auf 1.000 Euro ist nie Gesetz geworden.
Die Rechnung geht elektronisch an das Finanzamt, in einem festen Formular.
Die Anlage EÜR ist elektronisch zu übermitteln, und sie hat feste Zeilen für feste Kategorien. Das entscheidet die Frage nach dem Werkzeug: Eine Tabelle reicht zum Sammeln, für die Abgabe braucht es ein Programm, das dieses Formular erzeugt. Wer von Anfang an in den Kategorien des Formulars sortiert, spart sich im Juli das Sortieren eines ganzen Jahres.
§ 4 Abs. 3 EStG für die Methode, § 141 AO für die Grenzen (800.000 und 80.000 Euro seit dem Wirtschaftsjahr 2024; die Pflicht beginnt erst nach Mitteilung des Finanzamts), § 11 EStG für die zeitliche Zuordnung samt Zehn-Tage-Ausnahme, § 9b EStG für die Behandlung der Umsatzsteuer, § 6 Abs. 2 EStG für die Grenze von 800 Euro beim Sofortabzug, § 60 Abs. 4 EStDV für das elektronische Formular. Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, keine Rechtsberatung.
Zehn Minuten im Monat genügen
Trag dir am ersten Werktag des Monats einen festen Termin ein und erledige darin drei Dinge. Gleiche den Kontoauszug mit deinen Belegen ab und fordere fehlende an, solange der Lieferant sich erinnert. Überweise die Rücklage für den abgelaufenen Monat auf das zweite Konto, in einer Buchung. Sortiere die Belege des Monats in die Kategorien, die das Formular verlangt, was jetzt Minuten dauert und im Juli Stunden.
Das ist das ganze System, und es ist mehr wert als jede Entscheidung über ein Programm. Die Werkzeugfrage beantwortet sich von selbst, sobald die Gewohnheit steht: Du brauchst etwas, das die elektronische Anlage EÜR und die Voranmeldung erzeugt, und etwas, das jeden Beleg für die acht Jahre unveränderbar hält, die er überstehen muss. Alles darüber hinaus ist Geschmack.
Fünf Fehler, und alle drehen sich um dasselbe
Jeder von ihnen entsteht daraus, eine Zahl für eine Antwort zu halten, die nur ein Saldo ist. Die ersten beiden kosten unmittelbar Geld, die letzten drei ein Wochenende und ein Quartal unangenehmer Überraschung.
Die vereinnahmte Umsatzsteuer für Umsatz halten. Sie steht auf dem Konto, sie ist im Kontostand enthalten, und sie war nie deins. Bei 19 Prozent sind knapp 16 Prozent jedes Bruttoeingangs Geld des Finanzamts. Wer das erst bei der ersten Voranmeldung merkt, hat es meistens schon ausgegeben.
Auf eine Erinnerung des Finanzamts warten. Es gibt keine. Die Voranmeldung ist eine Selbstberechnung, und wer sie nicht abgibt, bekommt eine Schätzung, die regelmäßig höher ausfällt als die Wahrheit, dazu einen Verspätungszuschlag und bei verspäteter Zahlung einen Säumniszuschlag von einem Prozent je angefangenem Monat.
Die Dauerfristverlängerung nicht beantragen, weil sie nach Aufwand klingt. Bei vierteljährlicher Anmeldung kostet sie nichts und bringt einen vollen Monat Luft, dauerhaft und ohne jährliche Wiederholung. Sie ist der billigste Handgriff in diesem ganzen Feld.
Den Gewinn am Kontostand ablesen. Auf dem Konto liegen die Umsatzsteuer des laufenden Quartals, das Geld für die Einkommensteuer des Vorjahres und der Anteil der Anschaffungen, der steuerlich noch gar nicht abgezogen ist. Der Kontostand ist die am wenigsten aussagekräftige Zahl, die ein Gründer täglich sieht.
Erst im Juli sortieren. Die Anlage EÜR verlangt feste Kategorien, und Belege lassen sich zwölf Monate später nur noch raten. Zehn Minuten im Monat, in denen Kontoauszug und Belege zusammengeführt werden, ersetzen ein verlorenes Wochenende und ein schlechtes Gewissen.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?
Nein. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und meldet deshalb auch keine an. Seit 2025 entfällt für Kleinunternehmer regelmäßig auch die Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Die Einkommensteuererklärung mit der Anlage EÜR bleibt davon unberührt: Der Gewinn ist zu ermitteln und zu erklären, ob Umsatzsteuer im Spiel war oder nicht.
Woher weiß ich, ob ich monatlich oder vierteljährlich anmelden muss?
Aus der Zahllast des Vorjahres, also aus der Steuer, die nach Abzug der Vorsteuer tatsächlich zu zahlen war. Über 9.000 Euro ist der Monat der Zeitraum, darunter das Vierteljahr, bis 2.000 Euro kann das Finanzamt ganz befreien. Der Umsatz spielt dafür keine Rolle. Im ersten Jahr gibt es kein Vorjahr; dann rechnet das Amt mit der Zahl, die du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung geschätzt hast, und teilt dir den Rhythmus mit.
Gilt für Gründungen wieder die monatliche Abgabe?
Im Jahr 2026 nicht. Die Pflicht, im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich anzumelden, ist für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt; in dieser Zeit gilt auch für Neugründungen die normale Regel. Ab 2027 lebt sie nach heutigem Stand wieder auf, sofern der Gesetzgeber die Aussetzung nicht erneut verlängert. Wer jetzt plant und erst 2027 anfängt, sollte mit zwölf Anmeldungen rechnen.
Was kostet die Dauerfristverlängerung?
Bei vierteljährlicher Anmeldung nichts. Bei monatlicher Anmeldung ist eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres bis zum 10. Februar anzumelden und zu zahlen; sie wird in der Voranmeldung für den Dezember wieder angerechnet. Es ist also kein zusätzlicher Betrag, sondern ein Vorschuss, der ein Jahr lang gebunden ist. Der Antrag gilt dauerhaft und muss nicht jedes Jahr wiederholt werden.
Wann muss ich von der EÜR zur doppelten Buchführung wechseln?
Als Gewerbetreibender, wenn der Umsatz 800.000 Euro oder der Gewinn 80.000 Euro im Jahr übersteigt. Die Pflicht beginnt nicht automatisch mit dem Überschreiten, sondern erst mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt; du wirst also nicht rückwirkend überrascht. Freiberufler dürfen die EÜR unabhängig von der Höhe ihrer Einkünfte immer anwenden, ebenso wer im Handelsregister nicht als Kaufmann eingetragen ist und unter den Grenzen bleibt.
Wie viel sollte ich im Monat zurücklegen?
Die Umsatzsteuer-Zahllast plus die Einkommensteuer auf den Gewinn, und zwar auf ein zweites Konto, am Tag des Geldeingangs. Wie hoch der Anteil ist, hängt von deinem Steuersatz, deinen Ausgaben und deinen sonstigen Einkünften ab; der Rechner in diesem Artikel gibt eine Hausnummer. Für die verbindliche Zahl, besonders für die Höhe der Einkommensteuer-Vorauszahlungen, ist eine Steuerberatung zuständig. Diese Vorauszahlungen setzt das Finanzamt nach der ersten Erklärung fest, und sie treffen dann oft zwei Jahre auf einmal.
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