Rechnungen
Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Kleinunternehmer, E-Rechnung
Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, Stand September 2026. Keine Rechtsberatung. Andere Länder regeln das anders.
Eine Rechnung über 250 Euro brutto muss zehn Angaben tragen, und am häufigsten fehlen der Leistungszeitpunkt und eine Bezeichnung, die genau genug ist, um die Leistung zu identifizieren. Bis 250 Euro brutto genügt die Kurzform: dein Name mit Anschrift, das Datum, Menge und Bezeichnung, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern schreibst den Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung; die Regelung gilt, solange der Vorjahresumsatz 25.000 Euro und der laufende 100.000 Euro nicht übersteigt. Die zweite Grenze ist keine Prognose: Wird sie überschritten, endet die Befreiung mitten im Jahr mit genau dem Umsatz, der sie überschreitet, und die Steuer ist geschuldet, ob sie auf der Rechnung stand oder nicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können; ausstellen muss sie ab 2027 der größere Teil und ab 2028 der Rest, Kleinunternehmer sind vom Ausstellen dauerhaft ausgenommen. Jede gesendete und empfangene Rechnung ist acht Jahre aufzubewahren.
Eine Rechnung ist kein Formular, sondern eine Bedingung
Die meisten Gründer behandeln die Rechnung als letzten Verwaltungsschritt nach getaner Arbeit: ein Dokument, das nennt, was etwas gekostet hat und wohin das Geld soll. Für dich tut sie genau das. Für deinen Geschäftskunden tut sie etwas ganz anderes: Sie ist die Bedingung dafür, dass er seine Vorsteuer zurückbekommt. Fehlt eine der zehn Angaben, steht dieser Abzug infrage, und deshalb hat die Buchhaltung, die am Telefon pedantisch wirkte, nur ihre Arbeit gemacht.
Das ist die ganze Logik der folgenden Liste, und sie lohnt sich zu merken, weil sie die Ausnahmen vorhersagbar macht. Wo der Abzug klein ist, schrumpfen die Anforderungen: Das ist die Kurzform bis 250 Euro. Wo kein Abzug zu schützen ist, entfällt die Steuerzeile und ein Satz tritt an ihre Stelle: Das ist die Kleinunternehmerregelung. Alles Weitere folgt aus diesen beiden Punkten.
Zwei Dinge in diesem Feld kosten nicht Zeit, sondern Geld, und beide stehen weiter unten: ein versehentlich ausgewiesener Steuersatz, den du dann schuldest, und die Grenze von 100.000 Euro, die in dem Moment aufhört, eine Prognose zu sein, in dem du sie überschreitest.
Die zehn Angaben, und warum jede dort steht
In der Reihenfolge, in der sie auf dem Blatt stehen, von oben nach unten, nicht in der Reihenfolge des Gesetzes, damit du dein eigenes Dokument danebenlegen kannst. Die Angaben 1 bis 8 braucht jede Rechnung über 250 Euro brutto; danach gilt entweder Angabe 9 oder Angabe 10, nie beide.
Was auf der Rechnung stehen muss
Dein vollständiger Name und deine Anschrift
Vollständig heißt: so, wie du im Register oder bei der Gewerbeanmeldung stehst, nicht die Kurzform aus dem Briefkopf. Ein Postfach genügt nicht, eine ladungsfähige Anschrift schon.
Name und Anschrift des Empfängers
Bei Geschäftskunden die Firma, nicht der Ansprechpartner. Eine Rechnung an die falsche juristische Person ist für den Vorsteuerabzug wertlos, auch wenn das Geld angekommen ist.
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Eine von beiden genügt. Für Rechnungen ins EU-Ausland brauchst du die Identifikationsnummer; sie hat außerdem den Vorteil, dass sie nichts über dein zuständiges Finanzamt verrät.
Das Ausstellungsdatum
Der Tag, an dem du die Rechnung schreibst. Er ist nicht dasselbe wie der Leistungszeitpunkt in Zeile 6, und beide fehlen zu dürfen ist genau der Irrtum, der Rechnungen unbrauchbar macht.
Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Fortlaufend heißt lückenlos nachvollziehbar, nicht zwingend arithmetisch aufsteigend. Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, etwa nach Jahr oder Geschäftsbereich. Zweimal dieselbe Nummer ist es nicht.
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
„Beratung" oder „diverse Leistungen" reicht nicht. Die Angabe muss die Leistung eindeutig identifizieren, damit sie nicht doppelt abgerechnet werden kann. Bei Dienstleistungen also Art, Umfang und Zeitraum.
Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Der Monat genügt. Diese Angabe fehlt am häufigsten, weil sie bei sofortiger Lieferung mit dem Ausstellungsdatum zusammenfällt. Dann gehört trotzdem ein Satz hin, etwa „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum".
Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
Netto, also ohne Steuer. Wenn auf einer Rechnung sieben und neunzehn Prozent vorkommen, braucht jeder Satz seine eigene Summe. Eine einzige Nettozeile mit gemischten Sätzen ist formell falsch.
Steuersatz und Steuerbetrag
Der Prozentsatz und der Betrag in Euro, nicht nur eine Bruttosumme mit dem Vermerk „inkl. MwSt.". Der Kunde zieht genau diesen Betrag als Vorsteuer, und was nicht ausgewiesen ist, kann er nicht ziehen.
Bei Steuerbefreiung: der Hinweis darauf
Statt Zeile 9. Ein Satz wie „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer nach § 19 UStG" genügt. Er ist Pflicht, und er verhindert zugleich die Rückfrage, warum keine Steuer auf der Rechnung steht.
Deine Rechnung ist der Beleg deines Kunden gegenüber dem Finanzamt. Deshalb ist sie streng.
Die Liste folgt § 14 Abs. 4 UStG. Sonderfälle kommen hinzu: Lieferungen ins EU-Ausland brauchen beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und einen Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuld, Bauleistungen an Privatkunden einen Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht. Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, keine Rechtsberatung.
Bis 250 Euro: die Kurzform
Unter 250 Euro brutto genügen vier Angaben, und die vier, die entfallen, sind genau jene, die einen Kassenbon unmöglich machen würden. Deshalb darf ein Café dir einen Zettel geben, statt nach deiner Anschrift zu fragen. Die Grenze ist brutto, schließt die Steuer also ein, und sie gilt je Rechnung, nicht je Kunde und nicht je Tag.
Dein Name und deine Anschrift
nötig
Ausstellungsdatum
nötig
Menge und Bezeichnung der Leistung
nötig
Bruttobetrag und Steuersatz
nötig
Name und Anschrift des Empfängers
entfällt
Deine Steuernummer
entfällt
Fortlaufende Rechnungsnummer
entfällt
Getrennter Ausweis von Netto und Steuerbetrag
entfällt
§ 33 UStDV. Achte darauf, was bleibt: der Steuersatz. Der Kunde rechnet die Steuer selbst aus dem Bruttobetrag heraus, und genau deshalb darf der Satz nicht fehlen. Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, keine Rechtsberatung.
Die Kleinunternehmerregelung: zwei Grenzen, die verschieden wirken
Nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus, solange der Gesamtumsatz des Vorjahres 25.000 Euro und der des laufenden Jahres 100.000 Euro nicht übersteigt. Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Die meisten Zusammenfassungen hören hier auf, und genau dort beginnt der teure Teil, denn die beiden Zahlen verhalten sich nicht gleich.
Die 25.000 warten. Die 100.000 nicht.
Überschreitest du in einem Jahr die 25.000 Euro, geschieht in diesem Jahr nichts. Du wechselst am 1. Januar des Folgejahres in die Regelbesteuerung, mit Monaten Vorlauf und einem festen Datum, auf das du dich vorbereiten kannst. Das ist die beherrschbare Fassung.
Überschreitest du die 100.000 Euro, endet die Befreiung sofort, und zwar mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Alles davor Abgerechnete bleibt steuerfrei; diese Rechnung und alles danach trägt Umsatzsteuer. Bis 2024 war diese zweite Zahl eine Prognose zu Jahresbeginn, weshalb viele ältere Ratgeber sie noch so beschreiben. Heute ist sie ein harter Schwellenwert, und eine ohne Steuer geschriebene Rechnung nach dem Überschreiten rettet nichts: Die Steuer ist so oder so geschuldet, und ein Privatkunde zahlt sie nachträglich selten.
§ 19 UStG in der ab dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung; für 2026 gelten die Werte unverändert. Bis 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 und 50.000 Euro, und die zweite war eine Prognose. Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, keine Rechtsberatung.
Wo du stehst, und was der Wechsel kostete
Trag den Vorjahresumsatz ein, den bisherigen Umsatz dieses Jahres und das, was du noch erwartest, dazu den Anteil deines Umsatzes, der von Privatkunden kommt. Das Werkzeug misst dich an beiden Grenzen und ergänzt die Zahl, die in jeder Zusammenfassung dieser Regelung fehlt: was der Wechsel in die Regelbesteuerung dich kostete, wenn deine Bruttopreise blieben, wie sie sind.
Bist du noch Kleinunternehmer?
Fünf Zahlen, zwei Grenzen, ein Datum. Die Startwerte sind ein Beispiel, keine Empfehlung. Nichts wird gespeichert oder übertragen.
Gesamtumsatz im Vorjahr
18.000 €
Umsatz dieses Jahr bisher
21.000 €
Erwarteter Umsatz bis Jahresende
12.000 €
Anteil Privatkunden am Umsatz
60 %
Dein Umsatzsteuersatz
19 %
Dein Status in diesem Moment
ohne Umsatzsteuer
Vorjahr gegen 25.000 €
18.000 € (72 %)
Entscheidet über deinen Status ab dem 1. Januar dieses Jahres.
Dieses Jahr bisher gegen 100.000 €
21.000 € (21 %)
Beendet die Befreiung sofort, mit dem Umsatz, der sie überschreitet.
Gesamtjahr gegen 25.000 €
33.000 € (132 %)
Entscheidet über deinen Status ab dem 1. Januar des nächsten Jahres.
Spielraum bis zur harten Grenze in diesem Jahr: 79.000 €. Anders als die 25.000 Euro wartet diese Grenze nicht auf den Jahreswechsel. Die Befreiung endet mit dem Umsatz, der sie überschreitet, und genau dieser Umsatz ist dann voll zu versteuern.
Käme der Wechsel heute und die Bruttopreise blieben unverändert, kostete er dich 3.161 € im Jahr, also 9,6 Prozent deines Umsatzes. Diese Zahl stammt allein aus den 60 Prozent Privatkundenanteil: Geschäftskunden ziehen die Steuer als Vorsteuer ab, für sie ist der Wechsel Verwaltung und kein Geld. Die Alternative ist, die Bruttopreise um 19 Prozent zu erhöhen und die Entscheidung den Kunden zu überlassen.
Dein nächster Schritt
Dieses Jahr bleibst du befreit, aber deine eigenen Zahlen liegen für das Gesamtjahr über 25.000 Euro. Das bedeutet Regelbesteuerung ab dem 1. Januar. Das ist die gute Fassung dieses Wechsels: Er hat ein Datum. Nutze die Monate bis dahin für die beiden Dinge, die am längsten dauern, nämlich die Entscheidung über deine Preise und eine Rechnungsstellung, die eine formgerechte elektronische Rechnung erzeugt.
Das Modell ist bewusst schlicht: Vorjahr gegen 25.000, laufendes Jahr gegen 100.000, und die Kosten des Wechsels als Steueranteil im Bruttopreis auf dem Privatkundenteil deines Umsatzes, also 15,97 Prozent beim Regelsatz und 6,54 Prozent beim ermäßigten. Geschäftskunden bleiben in dieser Zahl bewusst außen vor, weil sie die Steuer abziehen. Die Vorsteuer auf deine eigenen Einkäufe ist hier gar nicht abgebildet; sie wirkt in die Gegenrichtung und hängt davon ab, was du kaufst, und genau an dieser Stelle verdient eine Steuerberatung ihr Honorar.
Die E-Rechnung: vier Daten, eine Unterscheidung
Fast alle Verwirrung in diesem Feld stammt aus einem einzigen Punkt: Empfangen und Ausstellen sind zwei getrennte Pflichten, die zu verschiedenen Zeitpunkten beginnen, und die Ausnahme für Kleinunternehmer betrifft nur eine davon. Lies die Tafel mit dieser Trennung im Kopf, der Rest ist ein Kalender.
Empfangen, ausstellen, und wer ausgenommen ist
seit 1. Januar 2025
gilt bereits
Empfangen musst du sie. Jedes inländische Unternehmen muss elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen und lesen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer, und es genügt dafür ein E-Mail-Postfach und ein Programm, das das Format öffnet.
seit 1. Januar 2025
gilt bereits
Ausstellen darfst du sie. Wer will, stellt schon jetzt elektronische Rechnungen aus. Eine Zustimmung des Empfängers braucht es dafür im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen nicht mehr.
ab 1. Januar 2027
kommt noch
Ausstellen musst du sie, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag. Für alle anderen läuft die Übergangsfrist weiter, in der eine Papier- oder PDF-Rechnung genügt.
ab 1. Januar 2028
kommt noch
Ausstellen müssen sie dann alle übrigen Unternehmen für inländische Rechnungen an Unternehmen. Das ist der Termin, auf den eine Gründung von heute hinplant.
dauerhaft
ausgenommen
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Sie dürfen weiter Papier oder PDF verschicken, und zwar ohne Enddatum. Von der Empfangspflicht befreit sie das nicht.
Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Eine E-Rechnung sind Daten, die ein Programm lesen kann.
§ 14 UStG in der geänderten Fassung, mit der Empfangspflicht ab dem 1. Januar 2025, der Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027 oberhalb von 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. § 34a UStDV nimmt Kleinunternehmer dauerhaft und ohne Enddatum vom Ausstellen aus. All das betrifft inländische Rechnungen zwischen Unternehmen; Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht berührt. Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, keine Rechtsberatung.
Zwei Fristen, von denen niemand erzählt
Die erste läuft nach vorn: Bei Leistungen an andere Unternehmen muss die Rechnung binnen sechs Monaten nach Ausführung gestellt sein. Das ist eine großzügige Grenze und eine schlechte Gewohnheit. Rechne in der Woche der Leistung ab, denn die Zahlungsbereitschaft sinkt mit dem Abstand zur Arbeit, und nach drei Monaten weiß keine Seite mehr genau, was vereinbart war.
Die zweite läuft zurück: Jede Rechnung, die du verschickst, und jede, die du bekommst, ist acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung oder des Empfangs. Eine Rechnung aus dem März 2026 muss also bis Ende 2034 vorhanden sein. Aufbewahren heißt lesbar und unverändert, und das schließt einen Ordner mit weiterhin bearbeitbaren Dokumenten aus. Übrig bleiben Papier oder ein System, das jeden Beleg nach dem Buchen festschreibt.
Beide Fristen gelten auch für Kleinunternehmer. Die Befreiung betrifft die Steuer, nie die Form, und die Aufbewahrungspflicht fragt nicht danach, ob du je etwas abgezogen hast.
Fünf Fehler, die Geld kosten und nicht Zeit
Die ersten beiden findet die Buchhaltung deines Kunden, sie kosten dich eine berichtigte Rechnung. Die letzten drei findet das Finanzamt, Jahre später, und sie kosten dich die Steuer samt Zinsen.
Umsatzsteuer ausweisen, ohne sie zu schulden. Der teuerste Tippfehler im Feld: Wer als Kleinunternehmer eine Steuerzeile auf die Rechnung setzt, schuldet den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, auch wenn er ihn nie hätte verlangen dürfen. Die Vorlage im Textprogramm ist die häufigste Ursache.
Den Leistungszeitpunkt weglassen, weil er mit dem Rechnungsdatum zusammenfällt. Er gehört trotzdem hin. Fehlt er, ist die Rechnung formell unvollständig und der Kunde bekommt seine Vorsteuer im Zweifel nicht.
Die Rechnungsnummer aus dem Datum bauen und dann eine Rechnung stornieren. Lücken in der Nummernfolge muss man erklären können. Eine Stornorechnung mit eigener Nummer, die auf die ursprüngliche verweist, löst das; die Nummer einfach zu überspringen, löst es nicht.
Die 100.000-Euro-Grenze für eine Prognose halten. Sie war bis 2024 eine, seit 2025 ist sie ein harter Schwellenwert: Die Befreiung endet mit dem Umsatz, der sie überschreitet, nicht zum Jahresende. Wer weiterschreibt wie bisher, schuldet Steuer, die er nicht kassiert hat.
Eingangsrechnungen nicht aufbewahren, weil man ja selbst keine Vorsteuer zieht. Die Aufbewahrungspflicht von acht Jahren hängt nicht am Vorsteuerabzug. Und wer später in die Regelbesteuerung wechselt, braucht die Belege der Vorjahre für ganz andere Fragen.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt eine Rechnung schreiben?
Ja. Die Kleinunternehmerregelung befreit von der Umsatzsteuer, nicht von der Rechnung. Gegenüber anderen Unternehmen besteht eine Pflicht zur Rechnungsstellung, und dein Kunde braucht das Dokument ohnehin für seine eigene Buchhaltung. Der Unterschied zur Rechnung eines regelbesteuerten Unternehmens besteht in zwei Punkten: Es steht keine Steuerzeile darauf, und dafür steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung darauf.
Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung zu schreiben?
Bei Leistungen an andere Unternehmen sechs Monate nach Ausführung der Leistung. Das ist die gesetzliche Höchstfrist, keine Empfehlung: Praktisch schreibt man die Rechnung in der Woche der Leistung, weil die Zahlungsmoral mit jedem Tag Abstand sinkt und weil nach drei Monaten niemand mehr genau weiß, was geliefert wurde.
Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausweise?
Du schuldest den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, auch wenn du als Kleinunternehmer gar nicht dazu berechtigt warst. Eine Berichtigung gegenüber dem Kunden ist möglich, aber sie verlangt ein eigenes Dokument, die Zustimmung der Gegenseite in der Praxis und je nach Fall die Rückzahlung an den Kunden. Das ist einer der Punkte, an denen eine Steuerberatung günstiger ist als der Selbstversuch.
Ab wann muss ich elektronische Rechnungen ausstellen?
Empfangen musst du sie seit dem 1. Januar 2025, ausnahmslos. Ausstellen muss sie ab dem 1. Januar 2027, wessen Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, ab dem 1. Januar 2028 dann alle übrigen Unternehmen für inländische Rechnungen an Unternehmen. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen. Wichtig ist der Unterschied: Ausgenommen ist nur das Ausstellen, nicht das Empfangen.
Ist ein PDF eine elektronische Rechnung?
Nein, und das ist die häufigste Fehlannahme zu diesem Thema. Eine elektronische Rechnung im Sinne der neuen Regeln ist ein strukturierter Datensatz, den ein Programm ohne Zwischenschritt auswerten kann. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung; es gilt als sonstige Rechnung und bleibt in der Übergangszeit und für Kleinunternehmer zulässig, erfüllt die Pflicht ab 2027 beziehungsweise 2028 aber nicht.
Lohnt es sich, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten?
Es kann sich lohnen, und zwar in zwei Lagen: wenn du überwiegend an Unternehmen lieferst, weil die Steuer für sie ein durchlaufender Posten ist und du im Gegenzug die Vorsteuer aus deinen eigenen Einkäufen ziehst, und wenn am Anfang hohe Anschaffungen stehen, deren Vorsteuer sonst verloren ginge. Gegen den Verzicht sprechen der laufende Aufwand und die Bindung: Der Verzicht gilt für mehrere Jahre. Das ist eine Rechnung für deine konkreten Zahlen und ein Fall für eine Steuerberatung.
Passt dazu
Vor der ersten Rechnung steht die Idee
Keine Rechnungsvorlage rettet eine Idee, für die niemand zahlt. 4 bis 12 KI-Experten bewerten Markt, Finanzen und Risiken deiner konkreten Idee, in Minuten, ab € 5,99.
Idee jetzt bewerten →