Forderungen
Zahlungsausfall und Mahnwesen: Verzug, Stufen, Mahnbescheid
Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, Stand September 2026. Keine Rechtsberatung. Andere Länder regeln das anders.
Eine unbezahlte Rechnung ist kein Geduldsproblem, sondern ein Fristenproblem, und der wirksamste Eingriff liegt vor dem Ausfall: Eine Rechnung mit echtem Datum („zahlbar bis zum 30. September 2026“) setzt den Kunden am Tag danach in Verzug, ganz ohne Mahnung. Ohne dieses Datum brauchst du entweder eine Mahnung, und eine genügt, oder du wartest die gesetzlichen 30 Tage nach Zugang der Rechnung ab. Ab Verzugsbeginn stehen dir zwischen Unternehmen 9 Punkte über dem Basiszinssatz zu, bei einem Basiszinssatz von 1,52 Prozent seit dem 1. Juli 2026 also 10,52 Prozent im Jahr, gegenüber Verbrauchern 5 Punkte, dazu gegenüber gewerblichen Schuldnern eine Pauschale von 40 Euro. Diese Zahlen sind klein. Zwei andere sind es nicht: Bei 25 Prozent Marge braucht eine ausgefallene Rechnung über 2.500 Euro einen Ersatzumsatz von 10.000 Euro, und die Umsatzsteuer darauf ist bei der Soll-Versteuerung längst an das Finanzamt geflossen. Sie kommt über eine Berichtigung zurück, sobald die Forderung uneinbringlich ist, aber nur, wenn du sie vornimmst. Wenn nach etwa sechs Wochen weitere Briefe nichts mehr ändern, kostet der Online-Mahnbescheid bei Forderungen bis 1.000 Euro 38 Euro, dauert zwanzig Minuten und führt ohne Widerspruch zu einem Titel, der dreißig Jahre gilt.
Die Rechnung ist geschrieben. Das Geld ist nicht da.
Die Arbeit ist getan, der Kunde war zufrieden, die Rechnung ging vor drei Wochen raus. Es ist nichts gekommen. Abends schaust du noch einmal aufs Konto, am nächsten Morgen schreibst du eine vorsichtige Zeile, es kommt keine Antwort, und nach vierzehn Tagen ist daraus ein Knoten im Magen geworden, der dich in jeden anderen Auftrag begleitet.
Dieses Gefühl ist der Grund, warum das Thema fast überall schlecht behandelt wird. Es macht aus einer Frage von Fristen eine Frage des Tons, und so gehen die ersten sechs Wochen für Formulierungen drauf statt für die zwei, drei Handgriffe, die tatsächlich über den Ausgang entscheiden. Währenddessen sinkt die Aussicht auf Zahlung, und sie sinkt im ersten Monat am schnellsten.
Dieser Artikel fängt deshalb einen Schritt früher an, bei der Rechnung selbst, geht dann durch die vier Stufen und das, wofür jede von ihnen wirklich gut ist, und endet bei dem Teil, den sich fast niemand zurückholt. Unterwegs stellt ein Rechner die Zinsen, die dir zustehen, neben die zwei Zahlen, die den Schaden tatsächlich beschreiben.
Was auf der Rechnung stehen muss, bevor das hier überhaupt greift: Rechnung schreiben →
Drei Wege in den Verzug, und einer davon ist geschenkt
Alles Weitere in diesem Artikel hängt an einem Datum: dem Tag, an dem der Verzug beginnt. Ab diesem Tag laufen die Zinsen, ab diesem Tag steht dir die Pauschale zu, und ab diesem Tag sind auch Anwaltskosten ersatzfähig. Es gibt genau drei Wege dorthin, sie liegen Wochen auseinander, und welcher für dich gilt, war in dem Moment entschieden, in dem du die Rechnung geschrieben hast.
Wann der Verzug beginnt
Ein Datum auf der Rechnung
am Tag danach
Steht dort „zahlbar bis zum 30. September 2026“, ist der Kunde am 1. Oktober im Verzug, ohne dass du irgendetwas tust. Eine Zeit nach dem Kalender macht die Mahnung entbehrlich. Das ist der Unterschied zwischen einer Vorlage, die für dich arbeitet, und einer, die dich arbeiten lässt.
Eine Mahnung
mit dem Zugang
Steht auf der Rechnung nur „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“, ist das keine Zeit nach dem Kalender. Dann brauchst du eine Mahnung, und der Verzug beginnt, sobald sie ankommt. Eine einzige genügt; die verbreitete Vorstellung, es müssten drei sein, steht in keinem Gesetz.
Dreißig Tage nach der Rechnung
spätestens
Auch ohne Datum und ohne Mahnung tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein. Gegenüber einer Privatperson gilt das nur, wenn du in der Rechnung auf diese Folge hingewiesen hast. Dieser Weg ist der langsamste und der einzige, der ohne dein Zutun funktioniert.
Eine Zeile in der Vorlage entscheidet, ob du jemals hinterherlaufen musst.
§ 286 Abs. 1 BGB für die Mahnung, § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB für die Zeit nach dem Kalender, § 286 Abs. 3 BGB für die 30 Tage und den Hinweis gegenüber Verbrauchern. Zahlungsziele über 60 Tage sind zwischen Unternehmen nur unter engen Voraussetzungen wirksam (§ 271a BGB), gegenüber öffentlichen Auftraggebern gilt grundsätzlich eine Grenze von 30 Tagen. Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, keine Rechtsberatung.
Vier Stufen, und wofür jede wirklich gut ist
Vorgeschrieben ist davon nichts. Die folgende Abfolge ist schlicht die günstigste Reihenfolge, in der du deine eigene Zeit ausgibst, und ihre einzige echte Regel lautet: Auf jeden Schritt folgt der Schritt, den er ankündigt. Sechs Wochen sind ein guter Gesamtrahmen, lang genug, um fair zu sein, und kurz genug, dass das Geld noch da ist.
Von der Erinnerung bis zum Titel
1Zahlungserinnerung
Tag 1 bis 10 nach Fälligkeit
Freundlich, kurz, mit der Rechnung noch einmal im Anhang. Die meisten offenen Rechnungen sind in diesem Stadium keine Zahlungsverweigerung, sondern ein verlegtes Dokument, ein Wechsel in der Buchhaltung oder ein Urlaub. Nenne ein neues Datum statt einer Frist in Tagen, dann ist der nächste Schritt eine Formsache.
2Mahnung mit Frist
Tag 10 bis 30
Ein Datum, etwa zehn Tage entfernt, und der Betrag aufgeschlüsselt: Rechnung, Zinsen, bei einem gewerblichen Schuldner die Pauschale von 40 Euro. Ein Satz dazu, was nach diesem Datum passiert. Und dann passiert es auch. Eine Mahnung, die den Mahnbescheid ankündigt und auf die eine vierte Mahnung folgt, bringt dem Schuldner bei, wie ernst er dich nehmen muss.
3Mahnbescheid
ab Tag 30 bis 45
Der Online-Antrag beim zentralen Mahngericht dauert etwa zwanzig Minuten, die Gerichtsgebühr beträgt bei Forderungen bis 1.000 Euro 38 Euro und darüber eine halbe Gebühr nach der Tabelle. Geprüft wird nicht, ob deine Forderung berechtigt ist, sondern nur, ob der Antrag formal stimmt. Der Schuldner hat zwei Wochen Zeit zu widersprechen. Tut er es, geht die Sache in ein normales Gerichtsverfahren über, und spätestens dort brauchst du anwaltlichen Rat.
4Vollstreckungsbescheid
zwei Wochen später
Widerspricht der Schuldner nicht, beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Das ist ein Titel: Er erlaubt die Zwangsvollstreckung und gilt dreißig Jahre. Auch dagegen ist noch ein Einspruch binnen zwei Wochen möglich. Ob sich die Vollstreckung lohnt, ist eine andere Frage als die nach dem Recht; bei einem zahlungsunfähigen Schuldner hast du am Ende einen gültigen Titel und kein Geld.
Eine Ankündigung, der nichts folgt, bringt dem Schuldner bei, was die nächste wert ist.
§§ 688 ff. ZPO für das gerichtliche Mahnverfahren, § 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO für die zweiwöchige Widerspruchsfrist, § 699 ZPO für den Vollstreckungsbescheid und § 700 ZPO für den Einspruch dagegen. Die Gerichtsgebühr folgt Nr. 1100 des Kostenverzeichnisses zum GKG: eine halbe Gebühr, mindestens 38 Euro seit dem 1. Juni 2025. § 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB für die dreißig Jahre. Sobald eine Forderung bestritten wird, ist das kein Formularvorgang mehr, sondern ein Rechtsstreit; dann gehört anwaltlicher Rat dazu. Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, keine Rechtsberatung.
Was der Ausfall tatsächlich kostet
Jeder Rechner zu diesem Thema ermittelt die Zinsen. Sie sind die unwichtigste Zahl des ganzen Feldes. Trag Rechnung, Tage, Marge und Steuersatz ein, dann steht der Zinsanspruch neben den zwei Zahlen, die den wirklichen Schaden beschreiben: die neue Arbeit, die das Geld ersetzt, und die Steuer, die du für ein Geschäft abgeführt hast, das nie zustande kam.
Was dich der Ausfall kostet
Vier Zahlen und ein Schalter. Die Startwerte sind ein Beispiel, keine Empfehlung. Nichts wird gespeichert oder übertragen.
Wer schuldet dir das Geld?
Rechnungsbetrag, netto
2.500 €
Tage seit Verzugsbeginn
45
Deine Gewinnmarge
25 %
Umsatzsteuersatz auf der Rechnung
19 %
Zinsen und Pauschale
79 €
Neue Arbeit, die das ersetzt
10.000 €
Was dir der Verzug einbringt
79 €
10,52 Prozent im Jahr plus die Pauschale von 40 Euro. Mitzunehmen, aber nie ein Grund zu warten.
Bereits gezahlte Umsatzsteuer
475 €
Entsteht mit der Leistung, nicht mit der Zahlung. Rückholbar, aber nur, wenn du berichtigst.
Ersatzumsatz, den du brauchst
10.000 €
Bei 25 Prozent Marge kostet eine ausgefallene Rechnung das 4,0-fache ihres Werts an neuer Arbeit.
Nach 45 Tagen Verzug schuldet dir das Gesetz 79 €, das sind 3,1 Prozent der Rechnung. Um den ausgefallenen Betrag bei 25 Prozent Marge neu zu verdienen, brauchst du 10.000 € an neuer Arbeit. Dieses Verhältnis ist das Argument für frühes Handeln, nicht der Zinssatz.
Der Satz folgt § 288 BGB: 1,52 Prozent Basiszinssatz plus 9 Punkte, also 10,52 Prozent im Jahr. Zwischen Unternehmen kommt die Pauschale von 40 Euro hinzu, ohne Nachweis irgendwelcher Kosten. Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und zum 1. Juli, prüf ihn also, bevor du eine Zahl in ein Schreiben setzt.
Dein nächster Schritt
Nach zwei Monaten ändern weitere Briefe nichts mehr. Beantrage stattdessen den Mahnbescheid: Der Online-Antrag dauert etwa zwanzig Minuten, die Gerichtsgebühr beträgt mindestens 38 Euro, und die schuldet dir der Kunde obendrein. Es ist keine Klage, und es wird nicht geprüft, ob deine Forderung berechtigt ist; wer widerspricht, schiebt die Sache in ein normales Gerichtsverfahren. Die meisten widersprechen nicht, und dann hast du einen Titel, der dreißig Jahre gilt. Deine 39 Euro Zinsen gehören in den Antrag, die Gebühr ebenso.
Die Zinsen sind taggenau auf 365 Tage und auf den Bruttobetrag gerechnet, ohne Zinseszins und ohne eine Änderung des Basiszinssatzes während der Verzugszeit, weshalb die Zahl jenseits eines halben Jahres eine Näherung ist. Gezählt werden Tage seit Verzugsbeginn, nicht seit dem Rechnungsdatum. Der Ersatzumsatz unterstellt, dass deine Marge bei der neuen Arbeit gleich bleibt. Die genannte Gerichtsgebühr ist der gesetzliche Mindestbetrag, der bis zu einer Forderung von 1.000 Euro zugleich die tatsächliche Gebühr ist. Für eine verbindliche Berechnung im Einzelfall ist ein Rechtsanwalt zuständig.
Der Teil, der ohne den Schuldner zurückkommt
Von allem, was ein Ausfall kostet, lässt sich genau ein Bestandteil zurückholen, ohne dass der Kunde irgendetwas tut. Es ist zugleich der Bestandteil, den die meisten Gründer nie geltend machen, weil nichts im Ablauf darauf hinweist.
Die Umsatzsteuer hast du längst gezahlt.
Bei der Soll-Versteuerung, dem gesetzlichen Normalfall, entsteht die Umsatzsteuer mit der Leistung und nicht mit dem Geldeingang. Auf eine Rechnung über 2.500 Euro netto sind also 475 Euro an das Finanzamt geflossen, für Geld, das nie angekommen ist. Das ist kein Rechenfehler des Systems, sondern der Preis dafür, dass auch die Vorsteuer sofort abziehbar ist.
Wird die Forderung uneinbringlich, ist die Steuer zu berichtigen.
Die Berichtigung erfolgt in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Uneinbringlichkeit feststeht, nicht rückwirkend im Zeitraum der Rechnung. Uneinbringlich ist eine Forderung, wenn mit einer Zahlung auf absehbare Zeit nicht zu rechnen ist, etwa bei ernsthafter Zahlungsverweigerung, bei Insolvenz oder nach erfolgloser Vollstreckung. Ein bloßes Schweigen des Kunden reicht dafür nicht.
Niemand erinnert dich daran.
Es gibt keinen Bescheid und keine Benachrichtigung. Die Berichtigung ist eine Zeile in der nächsten Voranmeldung, und wenn du sie nicht schreibst, bleibt das Geld beim Finanzamt. Setz dir deshalb mit jeder Mahnung der zweiten Stufe einen Vermerk in die Buchhaltung, damit die Forderung beim Jahresabschluss nicht einfach untergeht.
Mit der Ist-Versteuerung entsteht das Problem gar nicht erst.
Auf Antrag kann das Finanzamt erlauben, die Umsatzsteuer erst mit dem Geldeingang zu berechnen. Möglich ist das unter anderem bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz und für Freiberufler, die ihren Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Der Antrag ist formlos, er kostet nichts, und er ist für eine junge Gründung fast immer der ruhigere Weg. Ob er in deinem Fall passt, gehört in das nächste Gespräch mit deiner Steuerberatung.
§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG dazu, wann die Steuer bei der Soll-Versteuerung entsteht, § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG für die Berichtigung bei Uneinbringlichkeit, § 20 UStG für die Ist-Versteuerung auf Antrag. Ob eine bestimmte Forderung als uneinbringlich gilt und in welchem Zeitraum, gehört zur Steuerberatung. Allgemeine Information zur Rechtslage in Deutschland, keine Rechtsberatung.
Was daraus nicht folgt, ist ein Abzug für den entgangenen Gewinn. Wer seinen Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, hatte die Rechnung nie als Einnahme erfasst, also gibt es nichts abzuschreiben: Der Ausfall zeigt sich schlicht als Umsatz, der fehlt. Deshalb ist der Ersatzumsatz aus dem Rechner oben das ehrliche Maß des Schadens, und die Steuerberichtigung die einzige echte Rückzahlung.
Fünf Dinge, die vor der Rechnung passieren
Jede Stunde im Mahnwesen ist eine Stunde, die niemand bezahlt. Diese fünf kosten fast nichts und nehmen den größten Teil der Fälle vorweg, in denen überhaupt gemahnt werden muss.
Ein echtes Datum statt einer Frist in Tagen, in jeder Rechnung und in jedem Angebot.
Bei neuen Kunden und größeren Aufträgen eine Anzahlung, üblich sind 30 bis 50 Prozent vor Beginn.
Bei längeren Projekten Teilrechnungen nach Abschnitten, damit nie die ganze Summe offen steht.
Vor dem ersten großen Auftrag ein kurzer Blick in Handelsregister und Bundesanzeiger, beides kostenlos.
Eine feste Erinnerung im Kalender am Tag nach der Fälligkeit, damit die erste Woche nicht verstreicht.
Fünf Fehler, die Wochen kosten
Vier davon entstehen aus einer Gewohnheit, die sich als Regel ausgibt. Der fünfte entsteht daraus, auf einen einzelnen Kunden zu schauen statt auf den eigenen Ablauf.
Drei Mahnungen für Pflicht halten. Das Gesetz kennt keine Mahnstufen. Eine einzige Mahnung setzt den Verzug in Gang, und mit einem echten Zahlungsdatum auf der Rechnung brauchst du nicht einmal die. Wer aus Höflichkeit dreimal schreibt, verschenkt sechs Wochen, in denen die Aussicht auf Zahlung sinkt.
Eigene Mahngebühren erfinden. Gegenüber einem Verbraucher gibt es keine gesetzliche Pauschale, sondern nur den Ersatz tatsächlicher Kosten wie Porto. Die eigene Arbeitszeit für das Schreiben einer Mahnung gehört nicht dazu. Eine Zeile „Mahngebühr 15 Euro“ in der eigenen Vorlage hält einer Prüfung selten stand und schwächt den Rest des Schreibens.
Die Pauschale von 40 Euro vergessen. Zwischen Unternehmen steht sie dir bei jeder verspäteten Zahlung zu, ohne Nachweis irgendeines Schadens, zusätzlich zu den Zinsen. Sie ist eine der wenigen Zahlen in diesem Feld, die man einfach mitnehmen kann.
Warten, bis das Jahr fast vorbei ist. Die Forderung verjährt mit dem Ende des dritten Jahres nach dem Jahr, in dem sie entstanden ist. Eine Rechnung aus dem März 2026 verjährt also am 31. Dezember 2029. Das klingt nach viel Zeit und ist keine: Die Aussicht, nach zwei Jahren noch Geld zu sehen, liegt nahe null, und die Verjährung hemmt nur, wer den Mahnbescheid zustellen lässt.
Den Ausfall als Einzelfall behandeln. Ein Kunde, der nicht zahlt, ist ein Ereignis. Zwei sind ein Muster, und das Muster liegt fast nie beim Kunden, sondern in der Rechnungsvorlage, im fehlenden Zahlungsdatum, in der Abnahme ohne Teilzahlung oder in einem Auftrag, der ohne Anzahlung begonnen wurde.
Häufige Fragen
Muss ich dreimal mahnen, bevor ich einen Mahnbescheid beantragen kann?
Nein. Die drei Mahnstufen sind eine kaufmännische Gewohnheit, keine Rechtspflicht. Nach § 286 BGB genügt eine Mahnung, um den Verzug auszulösen, und wenn auf der Rechnung ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsdatum steht, tritt der Verzug sogar ohne jede Mahnung ein. Für den Mahnbescheid ist eine vorherige Mahnung rechtlich nicht einmal Voraussetzung; sie ist nur praktisch sinnvoll, weil die Zinsen ab Verzugsbeginn laufen.
Wie hoch sind die Verzugszinsen im Jahr 2026?
Der Basiszinssatz nach § 247 BGB liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 Prozent. Ist ein Verbraucher beteiligt, kommen nach § 288 Abs. 1 BGB fünf Prozentpunkte hinzu, also 6,52 Prozent im Jahr. Zwischen Unternehmen sind es nach § 288 Abs. 2 BGB neun Punkte, also 10,52 Prozent. Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und zum 1. Juli, prüf ihn deshalb, bevor du eine Zahl in ein Schreiben setzt.
Was kostet ein Mahnbescheid?
Die Gerichtsgebühr beträgt eine halbe Gebühr aus der Tabelle des Gerichtskostengesetzes, mindestens aber 38 Euro. Bis zu einer Forderung von 1.000 Euro bleibt es bei diesem Mindestbetrag. Die Gebühr schuldet dir der Schuldner zusätzlich zur Hauptforderung und wird im Mahnbescheid mit aufgeführt. Wer einen Anwalt oder ein Inkassobüro beauftragt, zahlt dessen Vergütung zunächst selbst; erstattungsfähig ist sie nur, soweit sie nach Eintritt des Verzugs entstanden ist, und bei Inkassobüros nur bis zur Höhe der Anwaltsvergütung.
Hole ich die Umsatzsteuer auf eine nie bezahlte Rechnung zurück?
Ja, über eine Berichtigung nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG, sobald die Forderung uneinbringlich ist. Das ist sie, wenn mit einer Zahlung auf absehbare Zeit nicht zu rechnen ist, etwa bei Insolvenz, ernsthafter Zahlungsverweigerung oder erfolgloser Vollstreckung. Die Berichtigung gehört in die Voranmeldung des Zeitraums, in dem das feststeht, und sie passiert nicht von allein. Ob dein Fall die Voraussetzungen erfüllt, gehört zur Steuerberatung, nicht in einen Ratgeber.
Wann verjährt eine Rechnung?
Nach der Regelverjährung in drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt diese Frist, ein Mahnschreiben dagegen nicht. Aus einem Vollstreckungsbescheid wird ein titulierter Anspruch, und der verjährt erst in dreißig Jahren.
Lohnt sich ein Inkassobüro für kleine Beträge?
Selten. Die Kosten sind nur bis zur Höhe dessen erstattungsfähig, was ein Rechtsanwalt verlangen dürfte, und bei kleinen Forderungen steht dieser Betrag in einem schlechten Verhältnis zur Hauptforderung. Der gerichtliche Mahnbescheid ist für einen unbestrittenen Anspruch der günstigere und schnellere Weg. Ein Inkassobüro oder ein Anwalt lohnt sich eher dann, wenn die Forderung bestritten wird, wenn der Schuldner im Ausland sitzt oder wenn es um mehrere Fälle gleichzeitig geht.
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